Skrócenie czasu ofertowania o 58% dla producenta konstrukcji
Wdrożyliśmy prosty generator ofert i system CRM. Handlowcy przestali tracić czas na przepisywanie danych z Excela. Teraz oferta powstaje w 15 minut zamiast 4 godzin.
Zredukowaliśmy czas przygotowania oferty z 4 godzin do kwadransa. Wdrożone narzędzia pozwoliły handlowcom skupić się na rozmowach z klientami zamiast na walce z tabelami w Excelu.
Wyzwanie
Stal-Bud Konstrukcje od września 2022 roku zmagało się z odpływem zapytań ofertowych. Potencjalni klienci czekali na wycenę średnio 3 dni robocze. Handlowcy ręcznie przepisywali parametry belek i kosztorysy z arkuszy kalkulacyjnych, co generowało błędy w co czwartej ofercie. W samym 2023 roku firma straciła 12 kontraktów o łącznej wartości 1,43 mln zł tylko dlatego, że konkurencja wysłała wycenę szybciej. Robota stała, bo papierologia hamowała sprzedaż.
Podejście
Prace zaczęliśmy od audytu procesu sprzedaży w zakładzie w Sosnowcu. Nasz zespół przeanalizował 114 archiwalnych ofert z ostatnich 6 miesięcy. Ustaliliśmy, że 82% danych wpisywanych przez pracowników to powtarzalne schematy. W marcu 2024 roku przeprowadziliśmy warsztaty dla 4-osobowego zespołu handlowego. Konkrety na stół: musieliśmy stworzyć system, który działa na hali i nie wymaga doktoratu z informatyki.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy prosty generator ofert połączony z bazą cen stali. System co rano, o godzinie 6:12, pobiera aktualne stawki materiałów. Handlowiec wybiera teraz tylko typ ramy i metraż, a dokument PDF z rysunkiem i warunkami płatności tworzy się sam. Dodaliśmy też prosty CRM, który przypomina o kontakcie z klientem po 48 godzinach od wysłania maila. Wszystko bez zbędnych bajerów, tylko to, co potrzebne do zamknięcia sprzedaży.
Rezultaty
Po czterech miesiącach od wdrożenia firma wysyła o 47% więcej ofert przy tym samym składzie osobowym. Błędy w wycenach praktycznie zniknęły, co uspokoiło dział produkcji.
Harmonogram
-
Styczeń 2024Analiza 114 ofert i wywiady z handlowcami w Sosnowcu
-
Luty 2024Budowa bazy danych i integracja z cenami giełdowymi
-
Marzec 2024Testy generatora na żywych zamówieniach
-
Kwiecień 2024Uruchomienie systemu i szkolenie zespołu sprzedaży
"Praca stała się lżejsza. Zamiast siedzieć w papierach, wreszcie mam czas, żeby zadzwonić do klienta i dopytać o szczegóły projektu. Robota zrobiona na czas."